Onboarding là gì? Tìm hiểu tất tần tật khi Onboarding người mới

Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường lao động, giữ chân và phát triển nhân tài trở thành một nhiệm vụ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Trong đó, Onboarding được coi là một liên kết quan trọng giữa quá trình tuyển dụng và đào tạo, giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng. Hãy cùng TENPRO tìm hiểu về định nghĩa, lợi ích cũng như những bước để onboarding người mới hiệu quả.

1. Onboarding là gì?

Onboarding hay còn gọi là đào tạo nhập môn, đóng vai trò quan trọng trong việc giới thiệu và tạo điều kiện cho nhân viên mới thích nghi với văn hóa doanh nghiệp. Qua quá trình này, nhân viên mới sẽ được trang bị kiến thức, kỹ năng, cách thức giao tiếp và ứng xử phù hợp. Cách triển khai quá trình onboarding cũng sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô và phương pháp tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp.

Trong một số trường hợp, sự hỗ trợ của nhân viên hiện tại đối với nhân viên mới cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình onboarding. Các doanh nghiệp lớn thường có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp để đảm nhận việc đào tạo nhập môn cho nhân viên mới.

Mặc dù có nhiều phương pháp triển khai, mỗi doanh nghiệp nên sử dụng một quy trình onboarding duy nhất để đảm bảo sự nhất quán giữa nhân viên mới và cũ. Điều này cũng giúp nhân viên cũ có thể cung cấp hỗ trợ tốt nhất cho nhân viên mới, ngay cả khi họ không phải tham gia vào quá trình onboarding.

2. Lợi ích của Onboarding

Để rút ngắn khoảng cách trình độ và tạo ra một quy trình đồng nhất giữa nhân viên mới và cũ, onboarding đóng vai trò then chốt. Khi được hướng dẫn và đào tạo đầy đủ, nhân viên mới sẽ nắm bắt công việc một cách dễ dàng hơn và nhanh chóng hòa nhập vào guồng làm việc.

Quy trình onboarding giúp nhân viên mới làm quen với công việc một cách nhanh chóng, từ đó giảm thiểu thời gian và tiết kiệm chi phí đào tạo. Ngoài việc cung cấp một quy trình rõ ràng, onboarding còn đóng vai trò quan trọng trong việc xóa bỏ “rào cản" và sự ngại ngùng của nhân viên mới khi họ tiếp cận với môi trường làm việc và giao tiếp với đồng nghiệp.

3. Quy trình Onboarding người mới

Quy trình Onboarding thường bao gồm 3 bước quan trọng nhằm đảm bảo ấn tượng và hiệu quả cho nhân viên mới:

3.1. Bước trước khi bắt đầu làm việc

Trước khi nhân viên mới bắt đầu công việc, việc chuẩn bị kỹ càng sẽ tạo ra một không gian thân thiện và thoải mái cho họ. Các hoạt động chuẩn bị bao gồm:

• Chuẩn bị sổ tay và bút viết.
• Chuẩn bị đồng phục của công ty
• Cung cấp thông tin về công việc, môi trường làm việc, và văn hóa nội bộ.
• Chuẩn bị hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, và các giấy tờ cần thiết khác.
• Sắp xếp đồ dùng, chỗ ngồi và trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.

3.2. Ngày đầu tiên làm việc

Ngày đầu tiên làm việc là một ngày quan trọng để tạo ấn tượng đầu tiên cho nhân viên mới. Trong giai đoạn này, công việc không phải là yếu tố quan trọng nhất. Các hoạt động bao gồm:

• Bắt đầu với một tour quanh văn phòng và giới thiệu các phòng ban trong doanh nghiệp. Sau đó, nhân viên mới sẽ được giới thiệu với đồng nghiệp trong phòng ban của mình.
• Giới thiệu về quy chế công ty, hệ thống lương thưởng, phụ cấp, để tiến hành ký hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ nhân viên.
• Bàn giao đồ dùng, công cụ, tài khoản, phần mềm hỗ trợ và giúp nhân viên mới làm quen với chúng. Trong giai đoạn này, trưởng bộ phận sẽ gặp gỡ và trao đổi với nhân viên mới để hiểu rõ mong muốn và công việc của họ.
• Cuối ngày làm việc đầu tiên, có thể tổ chức một bữa tiệc nhỏ để nhân viên mới làm quen với các thành viên trong công ty. HR cũng có thể đăng một bài viết trên group hoặc kênh nội bộ của công ty để giới thiệu về nhân viên mới. Điều này giúp nhân viên mới cảm thấy rằng họ là một phần của "gia đình" công ty và tạo ra một không khí vui vẻ trong ngày làm việc đầu tiên.

3.3. Thời gian sau đó

Sau giai đoạn ban đầu, quá trình đào tạo tiếp tục diễn ra thông qua các buổi hướng dẫn và thực hành ngay trong công việc. Nhân viên mới sẽ được trang bị kiến thức chuyên môn và bài bản, giúp họ sử dụng tối đa năng lực của mình để hoàn thành công việc và đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Đồng thời, đào tạo định kỳ và liên tục giúp nhân viên tăng cường tính tích cực, trách nhiệm và đam mê trong công việc của mình. Sự quan tâm và hỗ trợ từ người đứng đầu không chỉ giúp nhân viên mới nắm vững chuyên môn mà còn giúp họ thích nghi dần với môi trường và tự chủ hơn trong việc học hỏi.

Sau khoảng thời gian từ 2-3 tháng, ta có thể đánh giá được năng lực và sự phù hợp của nhân viên. Thời gian này đủ để xem xét xem nhân viên có phù hợp và có thể gắn bó lâu dài với công ty hay không.

Mặc dù có những bước quan trọng như trên, mỗi doanh nghiệp nên tùy chỉnh quy trình Onboarding phù hợp với ngành nghề và văn hóa riêng của mình. Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng số lượng lớn, quy trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự có thể gặp khó khăn cũng như  tốn thời gian đối với các nhân viên HR. Tuy nhiên, việc thực hiện quy trình Onboarding chuyên nghiệp sẽ mang lại nhiều lợi ích trong việc giữ chân nhân viên và xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả.

4. Lời kết

Tóm lại, trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày nay đặt mục tiêu phát triển bền vững và duy trì sự cạnh tranh, việc có một quy trình onboarding chuyên nghiệp và đồng nhất trở nên vô cùng quan trọng. Các doanh nghiệp cần xem onboarding là một đầu tư vào tương lai, một cơ hội để đào tạo nhân viên mới cũng như xây dựng một đội ngũ làm việc mạnh mẽ, đóng góp vào sự thành công và phát triển của doanh nghiệp.

Như vậy bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về onboarding là gì? Cũng như quy trình thực và lợi ịch như thế nào rồi đúng không. Hãy theo dõi Tenpro để biến thêm nhiều kiến thức hay về quản trị và vận hành doanh nghiệp nhé!

>> XEM THÊM BÀI VIẾT LIÊN QUAN;

1. Văn hóa doanh nghiệp là gì? Làm thế nào để xây dựng văn hóa doanh nghiệp
2. Quản lý nhân sự là gì? Làm sao để thành công trong việc quản lý nhân sự