XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH

Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin tài chính là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên liên quan, bao gồm lãnh đạo doanh nghiệp, các nhà quản lý tài chính, nhân viên kế toán, nhân viên công nghệ thông tin và các bên cung cấp dịch vụ bên ngoài. Tenpro sẽ cho bạn biết tất cả những điều liên quan đến xây dựng và quản lý hệ thống thông tin tài chính trong bài viết này.

Các bước xây dựng hệ thống thông tin tài chính

Xác định yêu cầu thông tin của từng đối tượng sử dụng:

Ban lãnh đạo: thông tin tổng quan tình hình tài chính, kết quả kinh doanh

Bộ phận kinh doanh: thông tin chi tiết theo từng sản phẩm, khách hàng

Bộ phận sản xuất: thông tin về chi phí sản xuất, nguyên vật liệu...

Thiết kế hệ thống thông tin phù hợp:

Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, báo cáo

Phần mềm kế toán, cơ sở dữ liệu dùng chung

Quy trình lưu trữ, truy xuất thông tin

Xây dựng quy chế quản lý rõ ràng:

Phân quyền truy cập và sử dụng thông tin

Quy định về lưu trữ, sao lưu và bảo mật dữ liệu

Quy trình cung cấp thông tin ra bên ngoài

Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống:

Tập huấn kỹ năng sử dụng phần mềm, công nghệ

Hướng dẫn cách truy xuất, khai thác dữ liệu hiệu quả

Giám sát và cải tiến hệ thống:

Giám sát hiệu quả cung cấp thông tin tài chính

Cải tiến hệ thống phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp

Các bước quản lý hệ thống thông tin tài chính

Thu thập thông tin:

Thu thập đầy đủ, kịp thời các chứng từ, dữ liệu gốc liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế.

Xử lý thông tin:

Kiểm tra, phân loại, sắp xếp các chứng từ, dữ liệu theo quy định.

Nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, cập nhật cơ sở dữ liệu.

Lưu trữ và bảo mật:

Lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định của luật.

Bảo mật dữ liệu trên hệ thống, lưu trữ sao lưu dự phòng.

Truy xuất và cung cấp thông tin:

Tra cứu thông tin khi cần thiết phục vụ công việc.

Cung cấp thông tin cho các bên liên quan theo quy định.

Giám sát và cải tiến hệ thống:

Giám sát hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin.

Đánh giá và cải tiến hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tế.

Lợi ích của việc quản lý hệ thống thông tin tài chính

Một hệ thống thông tin tài chính được quản lý tốt sẽ mang lại các lợi ích sau cho doanh nghiệp:

Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ công tác ra quyết định và hoạch định chiến lược kinh doanh của ban lãnh đạo.

Giúp nhân viên dễ dàng truy xuất thông tin cần thiết, tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm thông tin.

Đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu tài chính của công ty.

Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động và tài chính của doanh nghiệp cho các cấp quản lý.

Hỗ trợ công tác kiểm tra, kiểm soát và kiểm toán nội bộ thông qua việc truy xuất dữ liệu dễ dàng.

Giúp đối chiếu số liệu, phát hiện các sai sót kế toán và điều chỉnh kịp thời.

Là cơ sở để xây dựng các mô hình dự báo tài chính và lập kế hoạch kinh doanh.

Tăng hiệu quả hoạt động cho bộ phận kế toán, tài chính của doanh nghiệp.

Công cụ hỗ trợ xây dựng và quản lý hệ thống thông tin tài chính

Một số công cụ hỗ trợ hiệu quả trong việc xây dựng và quản lý hệ thống thông tin tài chính bao gồm:

Phần mềm kế toán doanh nghiệp: phần mềm kế toán đóng vai trò nền tảng trong hệ thống thông tin tài chính của doanh nghiệp. Các phần mềm phổ biến như MISA, Fast Accounting, Oracle,...

Phần mềm quản trị ERP: tích hợp nhiều mô-đun như kế toán, quản trị tài chính, kho bãi,... giúp thu thập và xử lý thông tin hiệu quả.

Công cụ phân tích dữ liệu: như Power BI, Tableau giúp trực quan hóa dữ liệu, phân tích dữ liệu dễ dàng hơn.

Các công cụ lưu trữ đám mây: Google Drive, Dropbox để lưu trữ và chia sẻ thông tin an toàn.

Hệ thống máy chủ dữ liệu: để lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn của công ty.

Phần mềm quản lý quy trình: giúp mô hình hóa và tự động hóa các quy trình xử lý thông tin.

Các công cụ bảo mật thông tin: mã hóa dữ liệu, tường lửa, phòng chống virus,... đảm bảo an toàn thông tin.

Các yếu tố cần lưu ý khi xây dựng và quản lý hệ thống thông tin tài chính

Một số yếu tố cần lưu ý khi xây dựng và quản lý hệ thống thông tin tài chính hiệu quả bao gồm:

Xác định rõ yêu cầu và mục tiêu của hệ thống: phục vụ cho công tác ra quyết định, lập kế hoạch, kiểm soát,...

Phân tích đầy đủ các luồng thông tin tài chính cần thiết trong doanh nghiệp.

Lựa chọn công nghệ và phần mềm phù hợp với quy mô và nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp.

Xây dựng quy trình và quy chế quản lý rõ ràng, chi tiết bằng văn bản.

Phân quyền truy cập và sử dụng thông tin hợp lý, chặt chẽ.

Đào tạo đầy đủ nhân viên sử dụng và khai thác hệ thống.

Xây dựng cơ chế sao lưu và phục hồi dữ liệu thường xuyên.

Có kế hoạch nâng cấp và bảo trì hệ thống định kỳ.

Xem xét ý kiến phản hồi từ người dùng để cải tiến hệ thống.

Việc tuân thủ các yếu tố trên sẽ giúp hệ thống thông tin tài chính hoạt động ổn định, an toàn và đáp ứng tốt nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin tài chính là yếu tố then chốt, cung cấp thông tin đầu vào quan trọng cho hoạt động ra quyết định và quản trị doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống thông tin tài chính cần dựa trên nhu cầu thông tin của từng đối tượng sử dụng, quy mô và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này cần có các quy định và quy trình chi tiết, rõ ràng để đảm bảo thông tin được cập nhật, lưu trữ và sử dụng một cách hiệu quả. Và việc sử dụng công nghệ thông tin hiện đại, các phần mềm hỗ trợ quản lý hệ thống thông tin tài chính sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động. Hệ thống thông tin tài chính cần được cập nhật, nâng cấp để đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng và quản lý tốt hệ thống thông tin tài chính sẽ góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

>> Các bài viết liên quan